Geschäftsordnung

§ 1 Grundlage und Geltungsbereich

Gemäß § 13 (Geschäftsführung und Geschäftsordnung) Absatz 2 der gültigen Vereinssatzung des Fördervereins AHOI_MINT-Cluster NordWest e.V. vom 16.10.2024 sind Einzelheiten der Geschäftsführung des Vorstands in einer Geschäftsordnung gesondert zu regeln. Grundsätzlich gelten auch für diese Geschäftsordnung die Regelungen des § 12 (Beratung und Beschlussfassung des Vorstands) der Satzung. Diese Geschäftsordnung regelt ergänzend die interne Arbeitsweise des Vorstandes; sie soll helfen, die Arbeit des Vorstandes zu effektivieren und zu vereinfachen. Sie ergänzt die Bestimmungen der Satzung des Vereins. Bei Widersprüchen zwischen Satzung und Geschäftsordnung geht die Satzung vor.

§ 2 Grundsätze der Vorstandsarbeit

Alle Vorstandsmitglieder sind in besonderer Weise verpflichtet, sich für die Ziele des Vereins zu engagieren. Dabei bilden der Informationsfluss und die Transparenz innerhalb des Vorstandes und innerhalb des Vereins die Basis für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. Für einen schnellen Informationsfluss und für eine optimierte Kommunikation wird Informations- und Kommunikationstechnik eingesetzt (z.B. Einladung per Mail).

§ 3 Aufgaben des Vorsitzenden und des Stellvertreters

(1) Der/die Vorsitzende ist zuständig für alle Angelegenheiten, die nicht von anderer Seite im Verein bearbeitet werden. Er/Sie…
(2) beruft Mitgliederversammlungen und Vorstandssitzungen ein.
(3) führt Entscheidungen des Vorstandes über anliegende Angelegenheiten herbei.  
(4) greift Anregungen der Mitglieder auf.
(5) bearbeitet die Anfragen, die den Verein erreichen.
(6) erstellt in Abstimmung mit den weiteren Vorstandsmitgliedern die regelmäßige Information an die Vereinsmitglieder.
(7) ist zuständig für die Außendarstellung und Außenvertretung des Vereins.
(8) ist gegenüber vom Vorstand eingestellten Personal weisungsberechtigt. Er/Sie ist Ansprechpartner/in für alle arbeitsrelevanten Themen wie z.B. Arbeitsinhalte, Arbeitszeiten, Geschäftsreisen, Urlaub, Krankheit.
(9) kann selbständig Entscheidungen über Einzelausgaben von max. 5000 € tätigen. Der/die 1. Vorsitzende kann in der Ausübung seiner/ihrer Aufgaben von Assistenzkräften unterstützt werden. Diese müssen einem Mitgliedsunternehmen personalrechtlich zugeordnet sein.

§ 4 Aufgaben des Schatzmeisters

(1) Erstellen von Rechnungen für Vereinsmitgliedsbeiträge und Entgegennahme der Gelder. 
(2) Führung des Vereinskontos. 
(3) laufende Information des Vorstandes über den Kontostand und die Einnahmen-/Ausgabensituation.
(4) Informieren der Mitglieder auf der Mitgliederversammlung.
(5) Erstellen eines jährlichen Kassenberichtes.

§ 5 Vorstandssitzungen

(1) Vorstandssitzungen finden nach Bedarf statt, mindestens jedoch zweimal jährlich
(2) Die Einberufung erfolgt durch den/die Vorsitzende/n oder bei dessen/deren Verhinderung durch den/die stellvertretende/n Vorsitzende/n.
(3) Die Einladung erfolgt in Textform (z.B. E-Mail) unter Angabe der Tagesordnung mit einer Frist von mindestens sieben Tagen.
(4) In dringenden Fällen kann die Frist verkürzt werden.

§ 6 Beschlussfassung und Protokoll

(1) Für die Beschlussfassung und Protokoll gilt grundsätzlich § 12 der Satzung.
(2) Beschlüsse können auch im Umlaufverfahren (z.B. per E-Mail oder elektronischer Abstimmung) gefasst werden. Voraussetzung ist, dass kein Vorstandsmitglied diesem Verfahren widerspricht. Das Ergebnis ist ebenfalls zu protokollieren.
(3) Über jede Vorstandssitzung ist ein Protokoll anzufertigen. Das Protokoll muss mindestens enthalten: Datum und Ort der Sitzung, Namen der Teilnehmenden, Tagesordnung, gefasste Beschlüsse. Das Protokoll wird von dem/der Schriftführer/in erstellt und vom Vorsitzenden bestätigt. Die Protokolle sind dauerhaft aufzubewahren.
(4) Genehmigte Protokolle der Vorstandssitzungen sind auf Anforderung allen Vereinsmitgliedern zugänglich zu machen.

§ 7 Befangenheit

Vorstandsmitglieder können von Beratungen und Entscheidungen über Beschlussgegenstände, an denen sie unmittelbar beteiligt bzw. von denen sie direkt betroffen sind, wegen Befangenheit ausgeschlossen werden. Im Zweifel entscheidet der Vorsitzende.

§8 Vertraulichkeit

(1) Intern behandelte Angelegenheiten des Vorstands sind vertraulich zu behandeln.
(2) Eine Weitergabe von Informationen an Dritte bedarf eines Vorstandsbeschlusses, sofern keine gesetzliche Verpflichtung besteht.

§ 9 Inkrafttreten und Änderungen

(1) Diese Geschäftsordnung wurde durch Beschluss des Vorstands am 12.03.2026 verabschiedet.
(2) Änderungen der Geschäftsordnung bedürfen der Mehrheit der Vorstandsmitglieder.
(3) Die Geschäftsordnung tritt am 12.03.2026 in Kraft.